Plan för digital omställning

I takt med att digitaliseringen blir en allt naturligare del av invånarnas vardag ökar också förväntningarna på kommunens digitala tjänster och utbud. Rätt använd bidrar digitaliseringen till att stärka det sociala kontraktet mellan invånarna och kommunen vilket också främjar demokratin. Kommunens digitaliseringsarbete ska bedrivas med ett helhetsperspektiv på invånare och samhälle, och underlätta hanteringen av rättigheter och skyldigheter. Kommunen ska främja inkludering och tillgänglighet genom att beakta riskerna med digitalt utanförskap i allt digitaliseringsarbete.

Prioriterade områden

Invånarfokus

Kommunen ska utveckla ett systematiskt arbetssätt som främjar delaktighet och transparens i digitaliseringsarbetet. Målgruppernas behov och förutsättningar ska vara i centrum och jämställdhet, jämlikhet och hållbarhet ska beaktas ur alla perspektiv.

Sammanhållen digital service

Kommunen ska aktivt verka för att data, processer och tjänster ska samverka med varandra i ett digitalt ekosystem – inom kommunen, med civilsamhället, med privata och andra offentliga aktörer. Kommunen ska följa och tillämpa nationella lösningar och standarder för teknik, data och verksamhetsprocesser.

Den demografiska utvecklingen gör att fler behöver ta del av välfärdens tjänster, samtidigt som skatteintäkter och tillgänglig arbetskraft inte ökar i samma utsträckning. Kommunens resurser behöver användas till det som skapar mest värde för de som vi finns till för. Digitaliseringen ska bidra till bättre beslutsunderlag, automatiserade processer och arbetssätt, och en attraktivare arbetsmiljö med färre manuella och tidskrävande moment. En bred digitalisering möjliggör också användandet av avancerade teknologier såsom AI, vilket gör kommunen mer effektiv och anpassningsbar till framtidens utmaningar. Parallellt med att optimera befintliga arbetssätt behöver dessa också utmanas. Den systematiska verksamhetsutvecklingen behöver balanseras med innovativa arbetssätt som öppnar upp för helt nya sätt att leverera välfärd.

Prioriterade områden

Intelligent automation

Kommunen ska utveckla ett systematiskt arbetssätt för att identifiera processer att automatisera, öka förmågan att anpassa verksamhet och medarbetare till de förändringar som automatiseringen innebär, samt skapa rätt tekniska förutsättningar.

Datadriven organisation

Kommunen ska utveckla förmågan att systematiskt samla, kombinera och använda data och analytiska insikter för att fatta beslut, uppnå verksamhetsmål och driva innovation. Parallellt behöver det skapas en kultur där data och analys blir en central del av verksamhetsutveckling och leverans.

AI

Kommunen ska öka kompetens, förståelse och förmåga kring hur AI kan bidra till att uppnå verksamhetsmål, effektivisera arbetsuppgifter samt främja verksamhetsutveckling och innovation. Riktlinjer för användning och teknisk förmåga ska upprättas.

Digitaliseringen ses som den viktigaste möjliggöraren för att lösa de utmaningar som kommunen har. Trots detta uppnås inte de potentiella nyttorna med digitaliseringen i tillräcklig takt. Kommunens organisering bidrar till att digitalisering ofta sker i silos och att det långsiktiga kommunövergripande digitaliseringsarbetet därmed blir eftersatt. Kommunen behöver etablera en effektiv styrning och samordning inom digitaliseringsområdet som gör att kompetenser, information, processer och teknik samverkar för att uppnå största möjliga värde för kommunens verksamheter, invånare och andra aktörer. Styrningen ska vara integrerad i kommunens övergripande styrmodell. Digitaliseringsarbetet ska ske i samverkan med relevanta aktörer i de fall det skapar mervärde för invånare, kommunens verksamheter och samhället.

Prioriterade områden

En sammanhållen styrning

Kommunen ska tydliggöra roll- och ansvarsfördelningen för digital omställning och vid behov revidera reglementen och ägardirektiv. Principer för finansiering och prioritering ska upprättas för att möjliggöra att medel nyttjas effektivt och till det som skapar önskat värde. Strukturer ska etableras för det långsiktiga och kommunövergripande digitaliseringsarbetet, inklusive nödvändiga styrdokument.

Ändamålsenliga arbetssätt

Kommunen ska tillämpa tvärfunktionella, organisationsöverskridande arbetssätt inom ramen för en kommungemensam samverkansmodell för digitalisering. Arbetsformerna ska sätta verksamheternas och invånarnas behov i centrum och inte begränsas av etablerade linjestrukturer. God kunskap om målgrupperna samt bred kompetens inom relevanta expertområden för digital omställning ska säkerställa att både kortsiktiga och långsiktiga effekter uppnås.

Effekthemtagning och uppföljning

Kommunen ska utveckla och tillämpa metoder för att kontinuerligt följa hur digitaliseringen bidrar till verksamheternas mål och värdeskapande för invånare och andra aktörer. Insikterna ska bidra till att rätt digitala tjänster och lösningar med rätt kvalité tillhandahålls.

En ökad digitalisering innebär större sårbarheter, samtidigt som hotbilden mot kommunen ökar på grund av ett försämrat säkerhetsläge. Genom att utveckla en robust och säker digitalisering, som ger förutsättningar att upprätthålla verksamhet vid störningar eller avbrott, bibehåller kommunen förtroendet för verksamheterna och hjälper dem att nå sina mål. Säkerhetsåtgärder behöver vara proportionerliga och balanserade mot andra risker för att skydda information och samtidigt möjliggöra effektiv användning av digitala lösningar.

Prioriterade områden

Informationssäkerhet

Kommunen ska etablera en säkerhetskultur som genomsyrar hela organisationen. Informationssäkerhetsarbetet ska grundas på en kommungemensam informationsarkitektur. Ett systematiskt och riskbaserat arbetssätt ska säkerställa ett adekvat skydd för verksamhetsinformation och att lagar och regelverk efterlevs, samt en
balans mellan säkerhet och användarbarhet.

Cybersäkerhet

Kommunen ska säkerställa ett systematiskt cybersäkerhetsarbete för att minska risker för kommunens tekniska miljö. Fokus ska ligga på att identifiera sårbarheter, höja kompetens och implementera robusta säkerhetsåtgärder.

Optimerad teknisk miljö

Kommunen ska samla och standardisera infrastruktur, digitala plattformar och informationssystem för att effektivt kunna underhålla, säkra och utveckla den tekniska miljön i takt med att behov, krav och förutsättningar förändras.

Arkitektur

Kommunen ska etablera arkitekturprinciper som beaktar hur processer, information och teknik samspelar för att bidra till maximal nytta för verksamheter, invånare och andra aktörer. Arkitektur ska bidra till att digitalisering sker med fokus på helhet och långsiktighet.

En ökad användning av data och information bidrar till en bättre förståelse för användares och invånares beteenden, behov och preferenser. Detta skapar underlag för mer välgrundade beslut, möjliggör styrning och anpassningar av verksamheter samt ger möjlighet att förutse framtida trender. Tillgång till relevant och kvalitetssäkrad data är en förutsättning för att kunna öka nyttiggörandet av exempelvis automation och AI. All användning av data ska ske ansvarsfullt, etiskt och med respekt för individens integritet.

Prioriterade områden

Strategi och målbild

Kommunen ska upprätta relevant styrning för att möjliggöra värdeskapande genom data.

Informationsförvaltning

Kommunen ska etablera och tillämpa gemensamma metoder och verktyg för informationsförvaltning som ett led i att förenkla datadrivet samarbete inom hela kommunkoncernen. Systematik och struktur ska stödja informationsägarna i deras uppdrag att säkerställa att informationen är tillgänglig, säker samt juridiskt och kvalitetsmässigt korrekt.

Teknisk infrastruktur och analysförmåga

Kommunen ska tillhandahålla moderna och ändamålsenliga tekniska lösningar för insamling, lagring, tillgängliggörande, analys och visualisering av data. Förmåga för processautomation och optimering ska skapas i såväl interna som koncernövergripande processer, samt i interaktion med invånare.

För att effektivisera och modernisera kommunens verksamheter med stöd av digitalisering behöver chefer, ledare och medarbetare ha förståelse för digitaliseringens roll i omställningen. För att nå önskade effekter krävs också kunskap och färdigheter kring de förutsättningar som behöver finnas på plats. Kommunens förmåga till omställning och förändring med stöd av digitalisering kommer att vara avgörande för att hantera de utmaningar som kommunen har.

Prioriterade områden

Ökad digital kompetens

Kommunen ska öka medarbetarnas förståelse för hur digitalisering kan effektivisera och utveckla verksamheten. Medarbetare ska enkelt kunna ta till sig rätt digital kompetens för sitt arbete. Förutsättningar för organisatoriskt lärande ska stärkas, liksom strukturer för att säkerställa tillgång till digital kompetens på lång sikt.

Ökad digital mognad

Kommunen ska främja en kultur som driver omställning och tillåter systematiska utforskande arbetssätt, trots osäkerhet om önskat utfall kommer att uppnås. Förmågan att förstå och agera på förändringar i omvärlden ska stärkas.